از «چت با AI» تا «گزارش حرفهای برای مدیرعامل»
روز اول، دستیار هوش مصنوعیات را ساختی؛
الان میداند تو مدیر فروش هستی، با پخش استانی، ویزیتور، واتساپ، چک و تارگت سر و کار داری.
روز دوم میخواهیم یک خروجی خیلی ملموس بگیریم:
هدف امروز:
تبدیل هوش مصنوعی به موتورِ تولید Sales Report؛
طوری که آخر هفته، گزارشنوشتن از یک کار اعصابخوردکن
تبدیل شود به یک کار ۱۰ دقیقهای
بخش ۱ – مشکل گزارشنویسی در فضای واقعی
اگر صادق باشیم، در خیلی از شرکتهای ایرانی، گزارش فروش اینطوری است:
آخر هفته، مدیرعامل میگوید: «خب این هفته چه کردیم؟»
تو داری بین:
فایلهای اکسل
پرینت سیستم حسابداری
چند تا ویس و اسکرینشات از نمایندهها
و حافظه خودت
جابهجا میشی.
مشکلات رایج:
گزارشها استاندارد نیستند؛ هر هفته یک شکل.
زمانبر است؛ گاهی چند ساعت میسوزد فقط برای نوشتن.
بیشتر وقتت به جای تحلیل، صرف «ترتیبدادن جملهها» میشود.
روز دوم قرار است این را عوض کنیم:
گزارشنویسی را میسپاریم به AI، خودت روی فکر کردن و تصمیمگیری تمرکز میکنی.
بخش ۲ – هدف روز دوم: ساخت یک «قالب ثابت» برای Sales Report
ما امروز دنبال این هستیم که یک Template بسازیم که هر هفته فقط:
داده جدید را در اختیار AI بگذاری،
خروجی: یک گزارش تمیز، استاندارد و قابلارائه بگیری.
ساختار پیشنهادی گزارش هفتگی:
1. Overview – تصویر کلی از هفته
2. Comparison – مقایسه با هفته قبل
3. Highlights – سه نکته مثبت
4. Risks / Concerns – سه نگرانی یا ریسک
5. (اختیاری) Action Points – چند پیشنهاد برای هفته بعد
این ساختار کاملاً برای فضای ایران قابل استفاده است؛
فرقی ندارد در محصولات مویی کار میکنی، FMCG، تجهیزات یا هر صنعت دیگری.
بخش ۳ – قدم اول: آمادهکردن دادهها برای AI (همان چیزی که داری، نه آرمانشهری!)
قرار نیست دیتا ساینتیست باشی. همینها کفایت میکند:
خروجی فروش یک هفته/ماه از سیستم یا اکسل
چند نکته که خودت درباره این هفته میدانی (رکود، کمپین، کمبود موجودی، تغییر قیمت و…)
اگر خواستی: ۲–۳ مشاهده از نمایندهها یا ویزیتورها
چطور آمادهاش کنی؟
۱. از اکسل یا سیستم، چند ستون مهم را انتخاب کن:
تاریخ
شهر / استان
نماینده یا کانال فروش
نام یا کد محصول (اگر مهم است)
تعداد و مبلغ
۲. یک بخش کوتاه بنویس با این ساختار:
این هفته بازار چطور بود؟
اتفاق خاصی افتاد؟ (کمبود کالا، افزایش قیمت، رقابت شدید،…؟)
هدف اصلیات این هفته چه بوده؟
همین را میخواهیم ببریم داخل AI.
بخش ۴ – قدم دوم: پرامپت استاندارد برای گزارش هفتگی فروش
حالا میرویم داخل همان چتی که در روز اول ساختی (AI Sales Assistant).
یک پیام جدید بفرست با این ساختار:
1. توضیح کوتاه هدف
2. متن توضیحات هفته
3. بخشی از دادهها (یا خلاصهای از آنها)
4. درخواست ساخت گزارش در قالب مشخص
نمونه پرامپت (قابل کپی/ادیت)
میخواهم گزارش هفتگی فروش برای مدیرعامل بنویسم.
توضیحات کلی این هفته:
– صنعت: محصولات مویی و آرایشی سالنی
– بازه زمانی: هفته منتهی به [تاریخ]
– وضعیت بازار: [مثلاً بازار کمی راکد است، خیلیها نگران افزایش قیمتاند]
– نکات مهم:
[مثلاً یک کمپین تخفیف ۱۰٪ اجرا کردیم / یک محصول جدید لانچ شد / مشکل موجودی داشتیم]
دادههای اصلی فروش این هفته بهصورت خلاصه:
[اینجا یا یک جدول کوتاه از اکسل پیست کن
یا مجموع فروش استانها و نمایندهها را بهصورت متن بنویس]
حالا لطفاً یک Sales Report هفتگی برای مدیرعامل بنویس
با این ساختار:
1. Overview: تصویر کلی از وضعیت این هفته (۲ تا ۳ پاراگراف)
2. Comparison: مقایسه مختصر با هفته قبل (بدون عددسازی عجیب؛ اگر داده کافی نیست بگو)
3. Highlights: سه نکته مثبت مهم
4. Risks/Concerns: سه نگرانی یا ریسک مهم
5. (اختیاری) Action Points: ۳ پیشنهاد عملی برای هفته بعد
لحن گزارش:
– رسمی و حرفهای
– مناسب فضای کسبوکار ایران
– بدون اغراق و شعار
بهمحض اینکه جواب را گرفتی:
اگر جایی جملهبندی زیادی «کتابی» یا ترجمهای بود، خودت با ادبیات خودت اصلاح کن.
اعداد را، اگر لازم بود، با واقعیت سیستم خودت تطبیق بده.
تصویر پیشنهادی برای بخش ۴
بخش ۵ – قدم سوم: ساخت «قالب ثابت» برای هر هفته
کار مهم روز دوم این است که:
> از این پرامپت و خروجی، یک Template بسازی.
چطور این کار را انجام بدهی؟
1. پرامپت را ذخیره کن
همان پرامپت بالا را در یک فایل Notion / Google Docs / ورد / حتی نوت موبایل ذخیره کن.
اسمش را بگذار:
Weekly Sales Report – AI Prompt (Iran)
2. ساختار خروجی را ثابت کن
به AI بگو همیشه در گزارشها همین تیترها را نگه دارد:
Overview / Comparison / Highlights / Risks / Action Points.
اگر لازم است برای مدیرت، نامها را فارسی کن:
«جمعبندی کلی»، «مقایسه با هفته قبل»، «نکات مثبت»، «نگرانیها»، «پیشنهادات هفته بعد».
3. از هفته بعد فقط داده را عوض کن
بهجای نوشتن از صفر، فقط بخش:
توضیحات این هفته
دادهها
را عوض کن، بقیه پرامپت ثابت بماند.
به این میگویند استانداردسازی گزارش؛
یعنی هر کس گزارش را باز میکند، چشمش به یک زبان و یک ساختار عادت میکند
و تو هر بار لازم نیست از نو چرخ را اختراع کنی.
بخش ۶ – تمرین عملی روز دوم: یک گزارش واقعی بساز
برای اینکه روز دوم واقعاً در کارت اثر بگذارد، این تمرین را همین امروز انجام بده:
1. یک هفته واقعی را انتخاب کن
ترجیحاً همین هفتهای که در آن هستی، یا هفتهی قبل.
2. دادهها را آماده کن
از اکسل یا سیستم، فروش استانها/نمایندهها را در حد خلاصه بگیر.
۳–۴ نکته کیفی بنویس (مثلاً: «نماینده کرج افت داشت»، «یک سالن بزرگ در اهواز اضافه شد»، «افزایش قیمت دلار روی سفارشها اثر گذاشت»).
3. پرامپت را در AI بفرست
از متن آمادهی بالا استفاده کن، فقط محتوا را عوض کن.
4. خروجی را بخوان و ویرایش کن
اگر برای مدیرعامل است، اسم او یا اسم شرکت را در ابتدای گزارش اضافه کن.
اگر لازم است لحن را کمی شخصیتر کنی، خودت یک دو جمله اضافه کن.
5. گزارش را در یک فایل ذخیره کن
هم برای ارائه امروز، هم برای اینکه هفته بعد با آن مقایسه کنی و ببینی:
آیا AI چیزهایی را که برای تو مهم است، خوب میفهمد یا نه؛
چطور میتوانی پرامپت را بهتر کنی.
جمعبندی روز دوم
در پایان روز دوم:
یک AI Sales Assistant داری که:
تو را میشناسد،
میتواند برایت Sales Report استاندارد بنویسد.
دیگر لازم نیست پنجشنبه شب یا آخر ماه، چند ساعت درگیر چسباندن اعداد و جملهبندی باشی؛
دیتا و Insight از تو، نوشتن و ساختار از AI.
